秘書 履歴書の例と書き方ガイド

秘書の仕事は、組織力や タイムマネジメントスキルが求められます。多忙な環境でも効率的に業務を遂行し、コミュニケーション能力や協調性をアピールすること、ソフトスキルや、必要に応じて語学力などの補足情報を加え、自己の価値を明確に伝えましょう。

他の候補者と一線を画す履歴書を作成するにはどうしたら良いでしょう？そんな時は専門家にお任せください。 Rirekisho.jpでは、就職活動中の方向けに履歴書の書き方や350以上の職種別の 履歴書例、使いやすい履歴書ビルダーなど豊富なリソースをご用意しております。

秘書の履歴書の書き方

秘書の履歴書には以下のような基本的な必要事項を記載する必要があります。

• ヘッダー
• サマリー
• 職歴
• スキル
• 学歴

秘書の履歴書を書く際には、様々な仕事に応じたスキルや経験などを示すことが重要です。採用担当者にアピールするためには、明確かつ魅力的な自己紹介やプロフィールを作成し、成果や実績を提示することがポイントです。

これらのガイドラインに加えて、以下の点も入れ込むと優れた履歴書への第一歩です。

• 経験：秘書や行政業務に関連する職務経験をリストアップ。各役職での責任と成果に焦点を当てて説明。
• 教育と資格：秘書業務に関連する教育背景や資格（秘書検定など）を記載。
• ATS（採用管理システム）を通過できるよう、ターゲットを絞ったキーワードを入れる。

履歴書のフォーマットを選択

履歴書を書く際は逆時系列式のフォーマットをおすすめします。秘書の履歴書も同様です。この形式では、あなたの職歴欄が最新のものから過去にさかのぼるようになっています。

以下のような状況では、代わりの年代順の形式やハイブリッド形式を検討する方がいいでしょう。

• 就職が初めての方
• 経験豊富な方
• キャリアチェンジをする方
• 様々なキャリアを積んできた方

上記のどれにも当てはまらない場合、採用担当者に好まれる逆時系列のフォーマットを利用するのが確実です。

個人情報について

履歴書には写真、生年月日、メールアドレス、電話番号などを明記します。

個人情報はアクセスしやすく、シンプルでプロフェッショナルな印象を与えるものを選びます。無料のメールアドレスで構いませんので、ない場合は改めて新しく作成しましょう。

• 氏名、役職（ある場合）
• 就職活動用のメールアドレス
• 電話番号
• 住所

履歴書のサマリー例

秘書のサマリーは自己PRの要となる部分です。 強みやキャリア目標を明確に示し、採用担当者に興味を持ってもらうことが重要です。経験やスキルを簡潔にまとめ、そのポジションにぴったりの候補であることをアピールしましょう。積極性や成果重視の姿勢を示し、チームへの貢献意欲も強調します。

以下、履歴書のサマリー例をご覧ください。

秘書の職務経歴：舞台裏で支える仕事

秘書の職務経歴書では、過去の職務経験で得たスキルや成果を強調し、求められるポジションに適した経験をアピールします。また、量より質を重視し、関連性の高い経験に焦点を当てます。

• 経営者のスケジュール管理と会議準備を担当し、効率的な時間の使い方を促進。
• 機密情報の取り扱いや機密書類の管理を確実に行い、組織のセキュリティを確保。
• 受付業務や来客対応を含む一般事務業務を円滑に遂行し、スムーズなオフィス運営を支援。

次に、これらを成果ベースにして記載してみます。

• 経営者のスケジュール管理と会議準備において、遅延や重複を最小限に抑え、組織内の意思決定プロセスをスムーズに行った。
• 機密情報の厳重な管理により、外部漏洩を防止し、組織の信頼性向上に貢献。
• 受付業務の効率化と来客対応の向上により、顧客満足度を向上させ、オフィス運営の効率化を実現

未経験で秘書に応募する際の履歴書

未経験で秘書に応募する場合も、採用担当者の目に留まる魅力的な履歴書を作ることは十分に可能です。

特に、熱意や興味を示すことが重要です。なぜその仕事に興味があるのか、どのように成長したいと考えているのかを明確に伝えましょう。また、過去の経験や学習したスキル、ボランティア活動など、未経験の職種でも関連する能力や経験をアピールします。

秘書のスキル例

秘書スキルの例は、秘書としての専門知識や一般的なオフィススキルを強調しましょう。具体的なスキルや経験を挙げ、それらがどのように業務に貢献したかを具体的に示します。さらに、チームワークやコミュニケーションなどの人間関係スキルも重要です。過去の実績や成果を交え、自己評価や他者からの評価を示すことで、スキルの信頼性を高めます。

以下、応用できるスキルに具体例を入れた例をご覧ください。

1. コミュニケーション能力: 上司や同僚との円滑なコミュニケーションを確保し、会議での議事録を正確に作成。
2. 機密情報の取り扱い: 社内規定に従い、機密性の高い書類を厳重に管理し、外部漏洩を防止する。
3. クリティカルシンキング:。会議の議事録を作成する際に、重要なポイントを見極め、的確なまとめを行った。

秘書の学歴・資格の例

秘書の仕事に応募する際、学歴と資格は重要な要素です。学士号や専門学校の秘書科卒業などの学歴が基本であり、秘書技能検定やビジネスマナー検定などの資格も有用です。さらに、マイクロソフトオフィススペシャリストやビジネス英語能力検定など、業務に役立つスキルを証明する資格も重視されます。

秘書に適した履歴書のレイアウトとデザイン

秘書の仕事に応募するには、レイアウト・デザインは重要な要素です。適切なレイアウトやデザインは、採用担当者にプロフェッショナルさや整合性を印象付けるだけでなく、情報の伝達をスムーズにし、応募者の魅力を引き立てます。

秘書の仕事において第一印象、書類作成は重要な要素です。上記のポイントを参考に、 履歴書ビルダーと実地検証済みの テンプレートを使用して、読みやすく分かりやすく、そして個性を活かした魅力的な履歴書を作成しましょう。