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アンナ・マッカーマンアンナ・マッカーマン によって書かれました

オフィス秘書 履歴書の例と書き方ガイド

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秘書の履歴書の書き方

優れた秘書の履歴書を書くための最初のステップは、どういった項目を含める必要があるかを理解することです。ここでは、履歴書に必要な構成項目をご紹介します。

  • 履歴書のヘッダー
  • 履歴書のサマリー(別名プロフィール、自己紹介文とも言います)
  • 職歴セクション
  • スキルセクション
  • 学歴セクション

秘書の履歴書では、その時々で最適なサポートを提供し、オフィスでの秘書業務を円滑に行う能力を強調することが必要です。事務処理能力、コミュニケーション能力、意欲的な姿勢をアピールすることも重要です。秘書は、速いペースで進む環境で働くことに長けており、マルチタスクと業務の優先順位を効率的につける能力を持っている必要があります。オフィス環境において、優れた事務的・管理的なサポートをするスキルを持つ人材が理想的です。

ATSに最適化しておく

中堅企業や大企業に応募する場合、採用担当者が最初にあなたの履歴書に目を通すことはないでしょう。ATS(採用管理システム)は、今日のオンライン応募ポータルのほとんどに組み込まれているアルゴリズムです。このシステムは、あなたの履歴書にあるキーワードを検索し、他の候補者と比較し、あなたをランク付けします。上位にランクされた履歴書だけが、人事担当者の元へと渡されるのです。

秘書用の最適な履歴書フォーマットの選択

事務職や関連分野で経験を積んだ秘書は、グローバルスタンダードである逆時系列の履歴書フォーマットを選ぶとよいでしょう。この構成は、職歴セクションが目立つのが特徴で、関連するスキルを詳述する箇所があります。採用担当者が期待する形式であり、ATSでも読みやすい形式でもあります。

次に秘書に最適なのは、ハイブリッド型の履歴書フォーマットです。この構成は、「スキル」または「経験」セクションから始まり、その後、短い職歴セクションが続きます。新卒の方やキャリアチェンジの方に最適です。ただし、先方より指定のフォーマットの指定があったり、応募フォームが用意されている場合はそちらに従ってください。

履歴書のサマリー例

履歴書のサマリーは3~5文で、募集している職種に最も関連性の高いスキル、経験、資格などを記載することができるようになっています。また、応募書類に個性を出すのに最適な箇所です。秘書は企業の中でも外部と接することの多いポジションの一つであり、履歴書の冒頭から、あなたが先方が描く人物像だという情報を伝えることが重要です。

このセクションでは、あなたの最大の功績と特性を強調しましょう。できるだけ具体的な記述をして、職務に特化した情報を提供することを忘れないようにしましょう。秘書とは、オフィス業務がうまく回るための重要な役割を担っています。ここでは、あなたの資格と実績を証明する特質を強調することが重要です。下記の履歴書サンプルでサマリーをチェックしてみてください。

応用可能な履歴書のサマリー例

商社の社長、役員秘書として5年間、スケジュール管理や取引先対応、庶務全般などを担当し、円滑なコミュニケー ションを大切にして、正確に業務を遂行することを心がけていました。勤務していく中で、より一層自らのキャリア の幅を広げる業務をして行きたいという気持ちが大きくなり、転職を決意しました。 御社の社長室秘書として幅広 い業務を担当することができる環境や、年齢や社歴に関係のない成果主義で評価するという人事評価に大変魅力を感 じました。これまで社長、役員秘書として培った経験を生かして御社に貢献して行くと同時に、未経験の業務に関し ても真摯に取り組みます。また、前職では英語でのメールや電話応対も担当しておりましたので、対応することが可 能です。年1度はTOEICテストを受験し、日々英語力を磨いており

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職務経歴の例

職歴セクションは、これまでの経験や成果をアピールする場です。秘書の職務に関連するすべてのポジションを、最新のものから始めて、過去10年の経験(または持っている限り)を逆算してリストアップします。また、自分が優秀であることを証明するような具体的な職務上の業績についても言及します。数字や統計は、あなたの業績を数値化するのに役立ちます。ここでは、オフィス秘書の履歴書の例から職歴のセクションをご紹介します。

応用可能な職務経歴の例

2018年4月 秘書リーダー 株式会社 赤坂商事
現在に至る 秘書リーダー 株式会社 赤坂商事 

  • 社長、役員7名のスケジュール管理、出張手配、外出同行
  • 来客接遇、会食手配、慶弔実務
  • 役員会議、全社会議の設営、運営、議事録作成、配布
  • 電話応対、経費精算など庶務全般 ・秘書課のリーダーとしての後進育成

 

2015年4月 秘書 五角株式会社 
2017年2月 秘書 五角株式会社

  • 役員5名のスケジュール管理、出張手配
  • 来客接遇、会食手配、慶弔実務
  • 役員会議、全社会議の設営、運営、議事録作成、配布
  • 顧客のデータベース管理 ・電話応対、経費精算など

-会社都合により退職

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履歴書のスキル例

履歴書のスキルセクションは、仕事を効果的にこなすための実務的スキルとともに、重要なヒューマンスキルをバランスよく備えていることをアピールする箇所です。これらのハードスキル、ソフトスキルは、ATSの履歴書スキャンシステムを通過するために、募集要項で使用されている言葉を直接使う必要があります。また、履歴書の他のセクションとの一貫性を持たせる必要もあります。秘書を探している採用担当者は、優れたプロジェクト管理能力とマルチタスク能力を持つ人材を求めています。職務に特化したスキルを記載するようにしましょう。下記の秘書のスキル例から、重要ポイントをチェックしてみてください。

応用可能なスキル例

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履歴書の学歴例

学歴セクションには、取得している学位や資格などをすべて記載します。秘書になるための正式なトレーニングを受けている必要はありませんが、学位や取得中のものがあれば、採用企業側にあなたの学歴をより詳しく説明することができます。栄誉や功績も、ここに記す必要があります。学士以上の学位を持っている場合、高校は省いてもかまいません。下記の学歴サンプルをご覧ください。

応用可能な学歴例

2011年4月 聖マリア女学院大学 文学部 英語英米文学科 入学 
2015年3月 聖マリア女学院大学 文学部 英語英米文学科 卒業

2008年4月 富士見南高等学校 普通科 入学 
2011年3月 富士見南高等学校 普通科 卒業

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