なぜタイムマネジメントのスキルが重要なのでしょうか？
あなたはこう思うかもしれません。「タイムマネジメントの重要性とは何だろう？確かに時間がなければあるものは片付くけど、あるものは手を付けられないまま棚上げとなってしまう。これだけのことをやらされたら、すべてをやり遂げられるとは到底思えない。」
いつもすべてをやり遂げられるとは限りませんが、可能な限り多くのことをやり遂げるという選択肢はあります。時間は、経験を積めば必ずもう少し効率的に使えるリソースの1つであり、テクノロジーはその魔法のような力で私たちを助けてます。
7つの行動的なタイムマネジメントテクニックとその使い方
時間を効果的に管理するためには、小さな決断と実践が大きな違いを生みます。これらの新しい行動や習慣を作るには、数週間の精神的努力が必要かもしれませんが、一度身につけるとその後の仕事で、あなたに報いてくれるはずです。
1. 焦点を将来の目標に合わせる
どのように自分の人生を進めていきたいかがはっきりしていれば、その目標に役立つタイムマネジメントのタスクに焦点を当てることは難しいことではありません。
2. 無理のない範囲で「ノー」を言う
多くの人に何度も「ノー」と言えば、自分の境界線が見えてきます。この境界線が、あなたの仕事や他の人の仕事の妨げにならない限り、あなたは自由に行動することができます。逆にすべての人に「イエス」と答えてしまうと、あなたに対する要求はあらゆる方面から増えていき、あなたの時間がなくなることになります。
3. 禅の達人のように、雑念を最小限に抑える
雑念は２つの意味でタイムマネジメントを狂わせます。まず、目の前の仕事から注意をそらし、その後再び集中するために時間を必要とするのです。（その間に以前の流れが失われてしまう可能性があります）。
4. 自分に（自分自身だけに対して）責任を持つ
タイムマネジメントの鍵は、自分のニーズを最優先することです。他人のことを考え始めると、自分のこと以上に相手の優先順位は分からないので、ややこしいことになります。
5. 自分に合った方法でストレスに対処する
メンタルヘルスに関するアドバイスを読むときはいつでも、自分の人生の観点から考える必要があります。ある人には有効なストレス対処のアドバイスが、別の人には有効でないこともあります。ストレスはタイムマネジメントに支障をきたしますが、心配事を適切に処理できなければ、事態を悪化させることになってしまいます。
6. 変化するタイミングを知るために十分な自己認識をする
整理整頓やタイムマネジメントのルーティンを守ることは良いことですが、状況は変化するものです。物事がうまくいかないと感じたら、まずはそのことにしっかりと気づく必要があります。もし物事がうまく進まないと感じたら、その原因を考えてみてください。
7. より良い方法があれば、柔軟に対応する
タイムマネジメントの多くは、ルーティンを確立し、それを守ることにかかっていますが、永続的な成功の鍵は、ルーティンの一部を微調整する柔軟性を持っていることです。
履歴書に使える7つの組織的タイムマネジメントスキル
上記で紹介したタイムマネジメントスキルは、行動的なものであったため測定が容易ではありませんでした。しかしその一方で組織的なタイムマネジメントスキルもあり、こちらは定量化しやすいものです。
1. 優先順位をつけて、自分にも周りにも良い影響を与える
最も重要な仕事にエネルギーと頭脳を使うことは、最も成功している人の特徴です。自分の時間の使い方を振り返り、どの活動が自分の目標に貢献しているかを確認しましょう。そして、それ以外のことを減らしていきましょう。最も重要なことをすることで、集中力を維持するのです。
2. 他の人の成長に繋がる仕事を任せる
仕事を周りの人に任せるのは簡単です。しかし、誰がその仕事をできるかではなく、その仕事をすることで誰が恩恵を得られるかを考えれば、より多くの人に受け入れてもらえるかもしれません。誰もが成長したいと考えており、その助けとなるような仕事が与えられれば、物事はうまく行くはずです。
3. 現実的な時間計画を立てて測定する
タイムマネジメントをどのように計画し、仕事中の時間の有効性をどのように測定するかは、あなたが仕事で効率的であるかどうかを決定付けるのに大いに役立ちます。もちろん、正しい姿勢で臨むことも大切です。しかし計画に不備があれば、どんな姿勢でも物事を成し遂げることはできません。物事に時間がかかりすぎる場合は、質を落とすか、委任しましょう。
4. チーム内のワークフローを最適化する
チームがどのように運営されているかを見て、それぞれのワークスタイルが互いに上手く組み合わされるようにすることは、簡単なことではありません。様々なタイムマネジメントアプローチが1つのチームに混在している場合、その問題を解決するのに時間がかかるかもしれませんが、やり遂げる価値はあるでしょう。同じテンポで一つの方向に進むチームは、物事を成し遂げるチームです。このことは、プロジェクトマネージャーにとって特に重要です。
5. 適切なタイミングと方法でコミュニケーションをとる
文章と口頭による強力なコミュニケーションスキルは、自分のタイムラインと期待値を相手に説明するのに役立ちます。サポートが必要な場合、相手はあなたの立ち位置を知ることができます。同様に、あなたが何かをする時に他の誰かが邪魔をしている場合は、タイムリーかつ丁寧な方法でそのことを伝えれば、すぐに詰まりを解消することができます。
6. 似たような仕事はひとまとめにしてスケジュールを組む
同じような作業をまとめて行うことで、集中力を持続させ、常に違うことに意識が向くのを防ぐことができます。例えば、1ヶ月分の業績評価をするのであれば、午前中か1日、そのための時間を確保するのです。 新しいことに取りかかるのに時間がかかり、仕事の合間に10分も15分も無駄にしてしまうのは、最悪の事態です。
7. できればマルチタスクを避ける
一度に複数のことをするのは気持ちいいかもしれませんが、本当に全力を尽くしているでしょうか？全神経を集中させなかったために、何かをやり直さなければならなくなれば、その分時間がかかるだけです。1つの仕事を終えてから次の仕事に取りかかると、達成感のある仕事ができます。
