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ポール・ドゥルーリーポール・ドゥルーリー によって書かれました

応募レター vs. カバーレター: 長所と短所、求人応募の場面でのヒント

8 分で読めます
応募レターとカバーレターの違い:長所と短所、求人応募の場面でのヒント
による作品Katya Vakulenko
要約: あなたが求職者で、コンピュータの前に座って長いレターを書くと想像してください。このレターは、次の仕事のために採用担当者に自分を売り込む一発勝負の機会です。就職活動で冷や汗をかいたことはありませんか?

要約: あなたが求職者で、コンピュータの前に座って長いレターを書くと想像してください。このレターは、次の仕事のために採用担当者に自分を売り込む一発勝負の機会です。就職活動で冷や汗をかいたことはありませんか?

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応募レター?カバーレターではないけど、長さは倍じゃない?なんて言われることもあります。履歴書とカバーレターの代わりに使う人もいるようです。なぜそのようなことをしたいのでしょうか?

就職活動の専門用語は難しい場合があります。特に、世界のさまざまな地域で異なる言葉を意味する場合はなおさらです。そこで、応募レターとカバーレターの一般的な違いと共通点を見てみましょう。

この記事では、以下について説明します。

  • 応募レターとは何でしょう?
  • 応募レターを書くことになる3つの状況
  • 応募レターとカバーレターの違いとは?
  • 応募レターの目的とは?
  • 応募レターの例
  • 求人の応募レターの形式と構成
  • 応募レターはどのように書けばいいのでしょう?

応募レターとは何でしょう?

「応募レター」は、就職活動において、 履歴書やカバーレターに代わるものとして、ごく限られた状況で使用されるものです。

この2ページに、あなたのキャリアの山あり谷ありのエピソードと、なぜあなたが採用候補者にふさわしいのかを書かなければなりません。厳しい質問です。

人事担当者の多くは、これを採用の異端児と見なしますが、私たちの話を聞いてください。その扱いにくさにもかかわらず、特定の求職応募フォーマットは、存在する理由があります。応募レターは非常に珍しいものですが、使う人はいます。

採用担当者のメモ

「応募レター」という用語は、従来のカバーレターを表す言葉として使われることが多いということに注意してください。 つまり、2 つの用語がまったく同じことを意味する場合があります。 同様に、「CV」と「履歴書」という言葉は、同じものを指す場合があります (常にではありません)。唯一の違いは、北米以外では「CV」という用語の方がより一般的であるということです。カバーレターが応募レターと呼ばれることもありますが、それは単にその地域でそう呼ばれているからです。

この記事では、応募レターを固有の目的を持った別の文書として扱います。

履歴書は厳密に書式が整えられた、事実に基づいた文書であり、カバーレターは応募プロセスに個人的なタッチを加えるものです。しかし、1通の求職応募レターで両方の役割を果たす場合、採用担当者に好印象を与えるには何から始めればよいのでしょうか?

求職者がこの選択肢を選ぶことは、100回に1回あるかないかでしょうか?それがいつか、あなたにも違いをもたらすかもしれません。

応募レターを使用する場合

履歴書とカバーレターの組み合わせが、応募レター単体よりも求職者にとって良い理由を探る前に、オンライン採用での見識を調べると、応募レターが有効な選択肢となる場合がいくつかあることがわかります。では、3種類の応募レターとはどのようなものでしょうか?

99%のケースで、このアドバイスと以下の応募書類のサンプルは間違いなく標準ではないことを強調しておかなければなりませんが、もしあなたが既に他の仕事探しのあらゆる手段を試したのなら、これを試してみる価値があるかもしれません。

1) 求人募集がない場合の応募レター

雇用市場が逼迫している場合、採用責任者や採用担当者は特に求人広告がなければ、求人応募を検討する時間がさらに短くなります。

もし本当に魅力的な話があるのなら、志願者の中には採用担当者が正式な履歴書や関連書類を深堀りする時間がないことを知っているので、応募レターの形で自分のセールストークを伝えようと考える人もいるでしょう(メールの添付ファイルやLinkedInなどのフォーラムで)。この章の最後にある当社の応募レターのサンプルは、どのような表現になるかを示しています。

専門家のアドバイス: 空きポジションの募集がないときに送るもうひとつのタイプのレターは、志望動機書、状況伺い書、などと呼ばれるものです。志望動機書はカバーレターと非常に似ていますが、募集していないポジションの時に書くものです。通常、志望動機書は1ページにまとめ、履歴書と職務経歴書を添付するようアドバイスされます。これはいわゆる応募レターとは異なるものです。 

例えば、第二言語としての日本語を教えていて、スペインに住んでいる場合、日本語を教えている学校に気づくかもしれません。その学校が新任教師の求人を出していなくても、あなたがその学校で働くことに興味があり、そのためのスキルを持っていることを学校に知ってもらいたいと思うことでしょう。そのような場合は、志望動機書と履歴書を送るとよいでしょう。詳しくは、「志望動機書 vs. カバーレター」のブログをご覧ください。

求職応募レターは、履歴書に比べ、事実の正確さや網羅性が劣りますが、少ない数ながら一部の志願者が、足を踏み入れるための戦術として求職応募レターを使用することにしています。

2) 学術プログラムへの求職応募レター

学術的経験の深さを説明する必要がある場合、学術界では履歴書の代わりに長文形式のレターが採用されることがあります。

繰り返しになりますが、これも稀なケースです。しかし、同じ志を持つ採用担当者と(人事の監視の枠外で)つながりを持ちたいと考えている研究者にとって、応募レターは、自分がその新しい仕事に適している理由を表現する機会を与えてくれるのです。

専門家のアドバイス

学術界では、過去の研究論文や資格などの情報が豊富な履歴書を期待される方が多いと思いますが、より深い説明が必要な専門分野については、応募レターの形式が有効な場合もあります。

3) インターンシップの長期応募レター

インターン生が以下の志望動機の例文をもう少し興味を持って見ることには、純粋にメリットがあります。

インターン生は、2ページの履歴書を書き上げるほどの経験はありませんが、1ページの履歴書では、希望する職務に対する情熱を表現するのに十分なスペースがない場合があります。ソーシャルメディアによって、インターンは将来の上司となる可能性のある人物とますます身近になったため、あまり堅苦しくない求職応募レターは、カバーレターと履歴書の両方の役割を果たすことができるかもしれません。

専門家のアドバイス

もし、応募が正式なものになったとしても、インターン生は社内の採用担当者に履歴書を提出する必要がありますが、最初のレターを長くすることで、違いが出てくるかもしれません。

応募レターのサンプル

ラナをご紹介しましょう。彼女は新しくオープンする小売店での仕事を得るために、熟考を重ねた上で志望動機を書いています。いつ採用されるか分からないので、この一発勝負の応募レターのサンプルは、早い段階で目に留まるための最善の策です。このような段階で、カバーレターと履歴書の両方を読むことはまずないでしょう。

最善例を見つけるには、さまざまな専門的なケースを深く掘り下げる必要がありました。しかし、私たちは求職者に最も包括的なリソースを提供したいという願望から、求職応募レターの例を紹介することに意義があると考えました。

以下の求職応募レターのサンプルは、そのようなレターがどのように見えるかということを示す良い試みですが、フォーマットが理想から程遠いことはすぐに分かるでしょう。採用担当者が2段落目以降を読み進めるには、本当に良いストーリーが必要です。

もし、このフォーマットが自分には合わないと感じたら、カバーレターのテンプレートや書き方ガイド、職業別のレター例などをチェックしたほうが、はるかに満足できるでしょう。

色々お伝えしましたが、以下応募レターの例文をご紹介します。

求職応募レターの書式と構成

応募レターの書式を定義するのは難しいものです。当社はあらゆる種類のカバーレターのアドバイスガイドを作成してきましたが、応募レターのフォーマットが肥大化しているため、ほとんど何でもありになっています。

しかし、ここでは2つのフォーマットの構造を比較対照してみたいと思います。

挨拶文

挨拶欄は正しい相手に宛て、個人的なつながりでレターを書き始める必要があります。誰でも自分の名前で呼ばれるのは好きなものです。自分の連絡先情報も必ず記載します。

さらに、正しい形式の呼びかけを使用していることを確認してください。 「会社名、採用ご担当、個人名様」最も無難な選択肢で、レターをしっかりとスタートさせることができます。 「関係者各位」は決して受け入れられませんが、採用担当者の名前がわからない場合は、「XYZ社 採用ご担当者様」などのより一般的な挨拶文にすることができます。 このアドバイスは、カバーレターと応募レターの両方に適用されます。

序文

カバーレターの序文は、志願者の経験における際立った一面に焦点を当て、注意を引くための短い冒頭の段落であるべきです。この一文によって、その後の採用プロセスのためにも採用担当者の心に残るものにします。

応募レターの序文は、もう少し手間がかかります。頼りになる事実に基づいた履歴書がない分、応募レターはより実践的で、読み手に志願者の適性を疑わせないような序文にする必要があります。

採用担当者が履歴書の奥深くに志願者の価値を見出すことができるのに対し、志願者は応募レターの導入部で、何を強調すべきかを正確に判断する読心術を身につけなければならないのです。これは本当に難しい質問で、的外れになりがちです。

本文

完璧なカバーレターの本文は、志願者の個人的な資質と仕事上の業績についての簡潔な洞察、なぜその職務に適しているかの概要、そしてそれを定量的な数字での裏打ちが必要です。2~3段落のスペースで、印象深い印象を与えることは十分に可能です。コミュニケーションスキルの観点からは、簡潔さは機知に富んでいます。

逆に言うと、応募レターの本文をどのように構成したらいいのか、どこから手をつけていいのかを知ることは困難です。

まず、求職応募の形式は、履歴書の年表のような性質を保つのが理想的です。読み手が自分のキャリア年表を行ったり来たりするのは避け、可能な限り入社年月を記載するようにしましょう。

性格や文化適合の要素も、文章の中にちりばめることができます。レターの冒頭に最新の例を挙げて、自分の最も関連性の高い特徴で引き込むようにしましょう。

採用担当者のメモ

職務経験に関するいくつかのセクションの後、求職応募レターは職務をどのように理解し、なぜ自分がふさわしいと思うのかについて、より詳しく説明する機会を提供します。

面接での質問を想定し、自分がその仕事にふさわしい人物であることを示します。この事は、履歴書やカバーレターのどちらかで常にできることではありません。したがって、これは実体が推測できるような説得力のある文章に非常に適しています。自分がどのようにその仕事に適合するのか、具体的に詳しく説明しましょう。

結論

カバーレターの結論は、雇用主を説得し、面接へ案内のための行動喚起のための1段落となります。つまり、応募書類の仕上げの部分です。

応募レターのフォーマットが長いため、このような簡潔な結びのパラグラフは少し申し訳なく思われるかもしれません。この場合、あなたが志願する重要な点を潜在的な雇用主に思い返してもらう価値があります。このような長いレターでは、雇用主は少し迷ってしまうかもしれませんし、繰り返しは効果的な手段になりうるのです(正しいことを繰り返していればの話ですが)。

専門家のアドバイス

応募レターは、カバーレターと同じですか? 

個性を打ち出せる業界標準のカバーレターは、履歴書の形式的な事実を補完することを目的としています。そのため、カバーレターは、採用担当者が履歴書をもう少し深く読みたいと思うような、説得力のある会話のきっかけとして使われることが多いようです。

カバーレターは、志願者のキャリアの中で、面接の際にさらに検討する価値のある糸口を示唆しています。

一方、応募レターは、事実上の経験と人柄の両方を伝える必要があります。カバーレターと応募レターのフォーマットを比較対照すると、基本的なアプローチは似ていますが、応募レターのフォーマットの方がより扱いにくいものです。

2023年の最高の履歴書フォーマット
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履歴書のフォーマットは、あなたの履歴書のどの部分が採用担当者の目に留まるかを決定づけます。

求人のための優れた応募レターの書き方のヒント 

応募レターを書くと決めたとき、あるいは(例えば)メールで職務への適性について考えを書くように言われたとき、不完全な形式を最大限に活用するための5つの提案を紹介します。

レター形式で履歴書の事実を伝える

履歴書の事実を、就職のための応募レターの広いシナリオに織り込むことは、あなたの職務経験を伝えるために非常に重要です。

事実の詳細に関しては、履歴書の方がはるかにわかりやすいため、応募レターの奥深くに埋もれてしまう危険性があります。しかし、より重要な事実を段落の始めに記載すれば、採用担当者は気付く可能性が高くなります。

個性や背景とともに自分の実績を強調する

応募レターは事実と個性のミックスであるため、事実上の業績に説明的な形容詞を混ぜ、一般的な履歴書に含まれるよりも多くの内容を含めることができます。

採用活動では内容を話すことについて多く語ることになり、これらの要素をうまく融合させることができれば、あなたのストーリーは完成する可能性があるのです。しかし、2ページのしっかりした文章は、ストーリーを取り込むには大変な量です。

レターの各パートに印をつける

履歴書は経験の部分ごとに明確なセクションがあり、カバーレターは通常、さらなる詳細を追加するための決まった書式があります。したがって、求職者は応募レターの最初の文章で、各段落の内容を示すことが不可欠です。

ミニタイトルをつける人もいるかもしれませんが、これは単純すぎて、話の流れが途切れてしまうことがあります。

文章を短くし、説明的な表現を最小限にする

応募レターに2ページというと多いように思われるかもしれませんが、きちんとした文章で、納得のいく言葉で書かなければならないことを考えると、履歴書のスキルリストのようなシンプルで簡潔なものがとても魅力的に思えてくるのです。

文章はできるだけ短く、インパクトのあるものにしましょう。そうでないと、自分の業績や経験を書くのに十分なスペースがないことに気づくかもしれません。

応募レターは事実に基づいた詳細な情報を提供する

カバーレターの目的は、履歴書で事実関係を把握した上で、より感情に訴えるストーリーを紡ぐことですが、求職応募レターのフォーマットの制限から、できるだけ事実関係を詳細に記載する必要があります。

箇条書きリストのような工夫は、事実に基づく成果を伝える優れた方法です。簡単に言うと、うわべだけの文章にならないようにすることです。

でも結局、カバーレターを書くことにしたら?

最近、カバーレターの書き方に関するブログで9,000字を超えるキャリアアドバイスを紹介しましたが、その中の提案の多くは、応募レターを書く際にも関係します。もしそうすることに決めれば、ですが。

雇用主についてよく調べ、適切なトーンのレターを選び、その会社の文化に浸って、どんな人材を求めているのかを想像してください。

最高のカバーレターは、履歴書を補完する素晴らしい媒体ですが、そのインパクトは見過ごされがちです。完璧に的を射たカバーレターは、純粋に夢の仕事のための最初の面接と、もう一つの不採用との違いを生み出すことができます。当社では、レターのリアリティを実現するためのガイドとカバーレターのサンプルを複数の職種向けに幅広くご用意しています。

カバーレターの例と応募レターの例を比較すると、理想的な第一印象を与えるために、なぜ多くの雇用主がカバーレター+履歴書を好む理由がわかると思います。

専門家のアドバイス

結局のところ、自分に最も適したものを選ぶべきでしょう。応募レターのような、より自由で伝統的でない文書が必要な状況であれば、それを選ぶとよいでしょう。

しかし、世界中の採用担当者に受け入れられている実証済みの組み合わせを使うと決めたならば、履歴書とカバーレターのオンラインツール(あらかじめ作成されたフレーズや文法チェッカーなどを備えています)をぜひご利用ください。 

時間を節約し、ストレスや不確実性を避けましょう。便利なソリューションで、あなたの就職活動を強化しない手はありません!

カバーレター とは

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