組織力とは何でしょうか?

この記事では、組織力の本当の意味とそのスキルを持っていることを示すために履歴書に何を記載すべきかを明らかにします。求人募集企業にとって望ましい組織力の具体例を示し、組織力を高める方法についても触れます。

ここで説明する内容は次のとおりです。

• 組織力とは何でしょうか？
• 履歴書での組織力の記載方法
• 組織力がない場合にそのスキルを高める方法

組織力とは何でしょうか？

仕事において優れた組織力があれば、時間を上手に管理し、効率的に業務を遂行することができます。履歴書で高い組織力を記載することで、求人募集企業はあなたが締め切りを守り、職場に良い影響を与えることができると確信できるでしょう。

組織力は業務量だけでなく、周囲の物や環境の管理にも関係します。例えば、建設作業員はバンや工具を整理整頓しておくことが求められ、オフィスワーカーはデスクをきちんと片付けておくことが求められます。

組織力は生産性を向上させることに役立ち、ビジネスを一層成功させることにつながるため、ほとんどの職業で重要なスキルです。

組織力は、あなたが次のような能力を持っていることを示します。

• 自分の時間と期限を管理できる。組織力が高い人は、期限を守り、日々の業務を確実に遂行する可能性が高くなります。
• 業務に適切な優先順位をつけることができます。どの業務が最も重要かが分かり、最も緊急性の高い業務を最初に処理できます。
• 整理整頓された職場環境を維持することを好み、散らかった状態にならずに業務を遂行できます。
• あらゆる文書やフォルダを適切にファイリングできます。

組織力の種類

「組織力に秀でている」と言うのは簡単ですが、これらの資質が実際に職場でどのようなものに相当するのかを分析することが重要です。

時間管理

どのような仕事でも、時間を有効に管理することが極めて重要です。例えば、宅配ドライバーは決められた時間に荷物を配達しなければならず、1日当たりの配達件数にも期限があります。パーソナルトレーナーは、クライアントのスケジュールを管理し、あるクライアントから次のクライアントに移るまでの時間を十分に確保する必要があります。時間管理は全ての仕事に関係するので、履歴書に記載すべき重要な要素です。時間管理が上手ければ、業務量を計画し、期限を確実に守ることができます。

委任

委任する能力は、他の人に仕事を任せることだけでなく、自分の業務を効率的に管理し、全ての業務を適切な担当者に確実に割り当てられるようにすることです。例えば、財務部長は給与計算の業務をチームの適任者に委任する必要があります。このようにすることで、期限を守り、スタッフを最大限に活用することができます。委任することで、自分の時間をより効果的に使うことができるのです。

優先順位付け

組織的であるには、業務の優先順位をつける必要があります。つまり、どの業務を直ちに行う必要があり、どの業務を後に回しても良いのかを認識する必要があります。例えば、採用担当者に2つの業務がある場合、ひとつは新しい職務記述書の作成でもうひとつが面接のスケジュールを調整する必要がある場合、どちらの緊急性が高いでしょうか？スタッフを採用する方が緊急性が高いため、面接の手配が優先されます。採用担当者がこれを認識できるということは、組織力があることの証明となります。

コミュニケーション

コミュニケーションスキルは、優先順位付け、委任、時間管理を効果的に行うために、組織力に不可欠な要素です。コミュニケーションが取れないと、チームを組織したり、問い合わせに効果的に対応したりすることはできません。

なぜ組織力が重要なのでしょうか？

高い組織力はどのような仕事においても重要です。組織的でないと、自分自身のみならず、あなたの勤務する会社の成功にも悪影響を及ぼす可能性があります。組織力不足の結果は以下の通りです。

利益の減少:

組織力が欠如していると、企業に損失をもたらす可能性があります。例えば、簿記担当者の記録が正確でないと、経営者が誤った意思決定を下すことになります。それはビジネスの成功に悪影響を及ぼす決定となってしまいます。一方、簿記担当者がファイルを適切に管理している場合、正確性を確保できるため、企業が情報に基づいた意思決定を下す際に役立つ正確性を確保できる可能性が高くなります。

カスタマーリレーションズの悪化:

組織力が低いと、注文が遅れたり、タイムリーなメール返信ができない、顧客サービスの低下などを招く可能性があります。商品を注文して何ヶ月も届かない、質問しても反応がない、といった経験はありませんか？こういった状況は誰しもイライラするはずで、その企業からまた商品を購入したくはないでしょう。採用担当者は、あなたが優れた顧客サービスを確実に提供できるほど組織的であるかを確認したいと考えています。

ネガティブな企業文化:

求人募集企業は生産性の向上につながるポジティブな企業文化を育みたいと望んでいます。しかし、社員が組織的でないと、職場内にストレスと緊張感が生じます。これは何としても避けるべきです。ストレスと緊張感が高まると、ネガティブな企業文化が形成され、生産性と従業員の定着率が低下します。

履歴書での組織力の記載方法

履歴書を書く際、自身がもつ組織力に関するスキルを強調する必要があります。履歴書で組織力をアピールするにはさまざまな方法があります。

自分のスキルを理解する

最初のステップは、自分がどのようなタイプの組織力をもっているかを考えることです。あなたの強みは何か、それをどのように履歴書に盛り込むことができるでしょうか？嘘の組織力を書く必要はありません。自分が持つスキルに焦点を当ててください。例えば、仕事に対して特定の戦略に従って進めるタイプでしょうか、常に期限を守れるでしょうか、それともファイルシステムの達人でしょうか？自分の組織力を理解することが、採用担当者にそれを伝える第一歩です。

サマリー

自分自身と自分の主な経験やスキルを説明する際に、最も関連性の高い組織力をサマリーの中で記載できます。サマリーの応用可能な例を以下に示します。

マネージャーとして最大15人からなるチームを調整し、業務を最適なメンバーに委任する経験が5年以上あり、経験が豊富です。

職歴

履歴書の職歴セクションは、あなたの成功について具体的な数字や事実で裏付けることができるため、あなたの組織力をアピールするのに最適な場所であることは間違いありません。応用可能な例を以下に示します

多くの候補者は単に「私は組織力が高いです」と記載するだけですが、さらに一歩進んで例を挙げて説明できれば、他の候補者と一線を画すことができます。

スキル

スキルセクションは、一見組織力を記載するのに最適だと思えますが、慎重になることが必要です。箇条書きの形式は、1 ～ 2 語で説明できる能力に最も適しているため、他のセクションと一貫した全体像を構築しつつ、採用担当者があなたに対する知識を高められるような特定の専門分野を選択することが重要です。

求人募集要項を考慮する

大企業及び中堅企業の多くは、採用担当者に届く前に応募者を絞り込むために採用管理システム（ATS - Applicant Tracking System)と呼ばれるシステムを使用しています。このアルゴリズムはオンラインの応募ポータルサイトに直接組み込まれており、職務内容にあるキーワードに基づいて履歴書をランク付けします。ATSを通過する可能性を高めるために、履歴書の適切なセクションにキーワード、特に組織力に関連したキーワードを必ず追加してください。

組織力を高める方法

組織力が自分の強みではないと思う場合は、そのスキルを高めるために以下のステップを踏むことができます。

• To-Doリストを作成: 完了したい重要なタスクの To-Do リストを作成し、優先順位に従って番号をふります。
• 期限の管理: 自分にとって管理しやすい期限を設定します。あまり大胆なものにしないでください。日々の小さな締め切りと週単位/月単位の期限を設定することもいいでしょう。
• 業務の委任: 可能な限り業務を委任します。これにより業務量が管理しやすくなり、ひいては時間管理能力が向上します。
• 職場環境の整理整頓: 職場が散らかっていては組織力を発揮できません。終わったノートをシュレッダーにかける、書類をしまうなどの簡単な習慣が組織力の向上に大きな影響を与えます。
• 業務のスケジュール化: その日に何をする必要があるかを検討し、1 日の各時間に何をするかを確実に把握できるようにスケジュールを設定します。また、会議や電話の時間を確保しつつ、その日の業務を完了できるようにします。
• 自分へのご褒美: 業務を完了するたびに自分にご褒美を与えると、モチベーションと組織力をキープできます。例えば、業務が完了したらコーヒーとビスケットをご褒美にするといった具合です。このような小さな工夫が役に立ちます。

履歴書の組織化

採用担当者にあなたが組織的な人物であることを示すには、履歴書自体を適切に系統立てることが最良の方法です。主な方法は以下の通りです。

シンプルで明瞭なレイアウト

Arialのようなシンプルなフォントを使用し、履歴書全体で同じフォントを使用するようにします。統一感のない履歴書のレイアウトほど、組織化されていないことを示すものはありません。 常にシンプルかつ明瞭にしてください。 履歴書テンプレートを使用すると、簡単に行うことができます。

共通のセクション見出し

履歴書をセクションごとに分割し、誰でも理解できる明確な見出しを付けます。 たとえば、サマリーまたはプロフィール、職歴、スキルなどです。

逆時系列順

基本的にはこれが履歴書に最も適切な順序であり、最後までこの順序に従う必要があります。 あるセクションでは逆時系列である一方、別のセクションで時系列に変更するといったことをしないでください。 きちんと整理して系統立ててください。

標準的な間隔

履歴書の間隔を確認し、全体が同じ間隔であることを確認してください。 これは、あなたが秩序をもって組織的に仕事をしていることを示すものです。

簡潔な表現

膨大な職務経験がある人でも、履歴書を1または２ページに収めることは独自のスキルです。履歴書を簡潔にまとめることができれば、履歴書をうまく構成していることがわかります。

重要ポイント

• 自分自身の組織力に気づくことが、それを採用担当者にアピールする第一歩となります。
• フォント、間隔、レイアウトなどを含めて、履歴書が整然としていることは、採用担当者にあなたが組織的人物であることを示すものです。
• 組織力は企業の成功に不可欠なので、採用企業にとって非常に重要です。
• あなたの組織力は、履歴書のスキルセクションだけでわかるものだけであってはいけません。 履歴書のすべての重要なセクションでこれらを強調する必要があります。